Importância da Visibilidade de Dados e da Gestão Profissional em Pequenos Negócios

Da mesma maneira que não dá pra pegar uma estrada sem saber como está o tanque de gasolina, todo empreendedor precisa de dados para tomar as melhores decisões para o seu negócio. Muitas vezes, pequenas empresas surgem de aptidões pessoais ou mesmo de necessidades circunstanciais, isso quer dizer que o empresário, não possui necessariamente formação em gestão ou administração de empresas. O negócio começa a crescer e o que era uma paixão pode se transformar em pesadelo. 

Você não precisa ser um gênio dos números para gerir sua empresa, mas é importantíssimo analisar os dados disponíveis antes de tomar qualquer decisão, ter visibilidade do seu negócio é fundamental e os dados estão por toda a parte. Do caderninho de anotações com os telefones dos clientes aos extratos de operações com os horários de cada venda, cada dado é super relevante para o gestor. Mais importante ainda é saber cruzar essas informações de uma forma que faça sentido - não basta ter informação, é preciso um bom exercício de interpretação.

Do ponto de vista do marketing, informações também são fundamentais. As empresas do futuro serão moldadas de acordo com as necessidades do mercado e não pelo produto que vendem, é a transição total do modelo Fordista - “vendemos a maior quantidade de carros possível e sempre na mesma cor”  - para algo baseado no comportamento e anseio real do consumidor, você vai precisar de dados para identificar isso. 

Empreender sempre será uma luta diária, não pode-se encará-la vendado.

Visibilidade de Dados

Quanto menos você enxerga do seu negócio, mais difíceis são as tomadas de decisão. Em um negócio, seja ele grande ou pequeno, é importante ter visibilidade sobre os números da operação e o seu dia a dia. A falta de visibilidade reflete diretamente em pequenas e grandes ineficiências que podem ser fatais para o seu negócio. 

Essa falta de visibilidade pode ocorrer por inúmeras razões, mas normalmente acontece pela falta do registro de dados ou mesmo por uma análise equivocada, dados soltos, que impedem o gestor de ter uma imagem que represente fidedignamente o estado de seu negócio.

Focar em entender os dados gerados pelo seu negócio é focar no sucesso. Quando o gestor tem todos os dados e informações necessárias para avaliar a situação e a operação do seu comércio, decisões são tomadas de maneira mais eficiente e com maior contexto, evitando desperdícios, perdas e custos desnecessários.

Gestão Profissional

Vamos dizer que você já implementou diversas medidas para deixar seu negócio mais transparente, será que isso é suficiente? Provavelmente, não. Para melhorar mais ainda a eficiência e a sustentabilidade do seu negócio, é importante implementar uma gestão profissional.

Isso não quer dizer que você precisa contratar profissionais caros, empresas para transformar seus processos ou qualquer outra coisa do tipo. Uma gestão profissional significa prezar pela segurança e saúde financeira e a previsibilidade operacional do seu negócio. Claro que qualquer empreendimento possui riscos, mas quanto mais você puder mapear estes riscos e prevê-los de forma razoável em suas projeções, você terá mais noção sobre os caminhos que seu negócio está tomando.

Direcionar esforços para preservar a segurança e a saúde financeira da empresa também possui grande relevância e importância. Sabendo quanto você gasta, fatura, paga funcionários e tem de lucro na sua operação, você consegue prever com maior precisão se faz sentido gastar com novas máquinas, investir em expansão, contratar mais colaboradores e aumentar o dinheiro direcionado para o marketing.

Como Começar?

A melhor maneira de começar é entender quais dados você possui na operação do seu negócio. Dados podem se referir às vendas, processos, pessoas e financeiro. Isso é importantíssimo, pois é assim que você conseguirá visualizar o seu negócio no papel, em números e com uma representação quantitativa da realidade. O salão do restaurante pode estar sempre cheio e seu caixa sempre faturando - isso não quer dizer que você está ganhando dinheiro.

Uma vez mapeados os dados que são críticos para o bom funcionamento do seu negócio, busque uma forma de organizá-los de modo que eles se conversem, de preferência através de uma ferramenta inteligente. Lembrando que há uma enorme diferença entre digitalizar e automatizar: uma coisa é usar o excel como um caderno de notas (algo que poderia ser feito no paint), outra coisa é utilizar uma plataforma que lhe poupará esforço e lhe entregará soluções.

Por fim, tente não supor nada. Utilize os dados para buscar suas respostas. Qual o prato que mais vende? Acho que o parmegiana. Qual o prato que menos tem margem? Acho que o polvo. Qual o ingrediente que eu mais desperdiço? Acho que o arroz. Tente achar menos e saber mais. Procure em suas bases, sejam elas quais forem, as respostas sobre sua operação e as utilize para tomar decisões. Não é porque seu restaurante está sempre cheio no almoço que você precisa fazer delivery no jantar. Tomar decisões com base nos números e dados da operação do seu negócio te ajudará a se mexer de forma mais inteligente e certeira. Já dizia minha avó, "quem muito acha, pouco sabe".

Raphael Despirite e João Mendes de Oliveira, fundadores da Suflex